Kebijakan Privasi & Tata Kelola Data

Pasal 1: Ketentuan Umum & Definisi

1. Platform smartig adalah ekosistem aplikasi manajemen pendidikan resmi yang dioperasikan untuk lingkungan SMP Harapan 3 Medan.
2. Pengguna mencakup Siswa Terdaftar, Guru & Tenaga Kependidikan, Orang Tua/Wali Murid yang sah, serta Administrator Sistem.
3. Data Pribadi adalah setiap informasi tentang seseorang baik yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lain.

Pasal 2: Klasifikasi Data yang Dikumpulkan

Dalam menyelenggarakan layanan digital sekolah, platform smartig mengumpulkan data spesifik secara terstruktur:

Pasal 3: Landasan Hukum Pemrosesan Data

Seluruh pemrosesan data pribadi pada platform smartig berlandaskan pada:

• Persetujuan sah dari orang tua/wali murid saat pendaftaran peserta didik baru (PPDB) atau aktivasi akun mandiri.
• Pemenuhan kewajiban hukum penyelenggaraan pendidikan nasional sesuai standar Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi RI.
• Kepentingan vital perlindungan keselamatan fisik dan keberadaan siswa di lingkungan sekolah secara real-time.

Pasal 4: Tujuan Pemrosesan Data Spesifik

Data pribadi yang dikumpulkan semata-mata diproses untuk keperluan berikut:

• Otomasi Presensi: Memvalidasi barcode pada Kartu Pelajar Digital saat siswa tiba dan pulang dari gerbang sekolah.
• Notifikasi Real-time Orang Tua: Mengirimkan sinyal status kehadiran anak langsung ke dashboard orang tua.
• Penilaian Akademik & E-Rapor: Menghitung rata-rata nilai tugas, PTS, PAS, dan deskripsi capaian kompetensi siswa.
• Konsultasi & Komunikasi Aman: Memfasilitasi komunikasi terstruktur antara orang tua dan wali kelas via WhatsApp atau chat internal.
• E-Demokrasi Sekolah: Menyelenggarakan pemilihan ketua OSIS berbasis E-Voting yang adil, rahasia, dan bebas kecurangan ganda melalui verifikasi OTP.

Pasal 5: Standar Enkripsi & Keamanan Server

Platform smartig menerapkan arsitektur pertahanan berlapis (Defense-in-Depth):

• Enkripsi Transit (In-Transit): Seluruh data yang mengalir antara browser/aplikasi dan server diamankan dengan sertifikat Transport Layer Security (TLS 1.3) berstandar bank.
• Enkripsi Penyimpanan (At-Rest): Database cloud dilindungi algoritma enkripsi AES-256 bit yang memenuhi standar Google Cloud Security.
• Perlindungan Token Autentikasi: Sesi login menggunakan token JWT bertanda tangan kriptografis dengan masa kedaluwarsa otomatis.

Pasal 6: Kontrol Akses Berbasis Peran (Zero-Trust RBAC)

1. Akses data dibatasi secara ketat berdasarkan peran (Role-Based Access Control):
   • Siswa: Hanya dapat membaca data profil, jadwal, nilai pribadi, dan menggunakan hak voting.
   • Guru: Hanya dapat mengakses data nilai dan presensi siswa pada mata pelajaran atau kelas yang diampunya.
   • Orang Tua: Hanya dapat mengakses data kehadiran dan catatan milik ananda yang tertaut secara resmi.
   • Admin: Memiliki wewenang verifikasi akun guru, audit log sistem, dan pengelolaan data global.
2. Setiap pendaftaran akun Guru Baru wajib melalui persetujuan manual (Two-Factor Approval) oleh Administrator Sekolah sebelum mendapatkan akses.

Pasal 7: Retensi dan Penghapusan Data

• Data siswa aktif disimpan selama masa studi 3 tahun di SMP Harapan 3 Medan.
• Setelah siswa dinyatakan lulus atau pindah sekolah, data pribadi aktif akan diarsipkan dalam sistem arsip statis terenkripsi untuk keperluan legalitas ijazah selama 5 tahun, sebelum dihapus secara permanen atas permohonan.
• Data surat izin sakit dan foto surat dokter disimpan selama 1 tahun ajaran berjalan untuk keperluan audit kehadiran.

Pasal 8: Hak-Hak Subjek Data Pribadi

Sesuai UU PDP No. 27 Tahun 2022, setiap pengguna memiliki hak mutlak untuk:

• Hak Akses: Melihat seluruh data pribadi yang tersimpan dalam sistem.
• Hak Koreksi: Meminta perbaikan data nama, kontak, atau relasi keluarga yang tidak akurat melalui bagian Tata Usaha sekolah.
• Hak Penarikan Persetujuan: Menarik akses aplikasi orang tua dengan mengajukan penonaktifan akun secara tertulis.

Pasal 9: PWA, Cache Offline, dan Cookie

Aplikasi smartig dirancang menggunakan standar Progressive Web App (PWA). Data sementara seperti jadwal pelajaran dan cache gambar disimpan di memori lokal browser (IndexedDB/LocalStorage) untuk memungkinkan akses offline yang cepat tanpa membebani kuota internet pengguna.

Pasal 10: Kerahasiaan Suara pada E-Voting OSIS

• Sistem E-Voting menerapkan asas LUBER JURDIL (Langsung, Umum, Bebas, Rahasia, Jujur, dan Adil).
• Identitas siswa (NIS) hanya digunakan untuk memverifikasi hak suara (mencegah pemungutan suara ganda) dan menghasilkan kode OTP unik.
• Pilihan kandidat pasangan calon disimpan secara anonim terpisah dari identitas pemilih, sehingga tidak ada pihak (termasuk Admin maupun Guru) yang dapat mengetahui kandidat yang dipilih oleh siswa tertentu.

Pasal 11: Protokol Penanganan Insiden Keamanan

Jika terjadi indikasi kebocoran data atau kegagalan sistem, Tim IT smartig akan:

1. Mengisolasi modul yang terdampak dalam waktu kurang dari 60 menit.
2. Melakukan investigasi forensik log dan menutup celah keamanan.
3. Memberitahukan pihak sekolah dan pengguna yang terdampak dalam waktu maksimal 3x24 jam sesuai ketentuan UU PDP.

Pasal 12: Kontak Resmi Pengembang & DPO

Untuk pertanyaan, permohonan hak data, atau pengaduan seputar privasi, silakan hubungi tim pengembang dan perwakilan privasi data resmi: